Published 14. Feb. 2019

Effectief een In Control Statement afgeven? Check onze 10 praktische tips.

Regulatory changes may at times be more challenging to adopt too, and it is crucial to have a practical approach to new legal requirements
Legal
Public Sector

Eind 2018 riep de VNG gemeenten op om in 2019 een eerste stap te zetten naar het zelf kunnen afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording. Maar hoe bereidt u de organisatie voor op deze wettelijke verplichting? Hieronder vindt u 10 praktische tips om u het komende jaar op weg te helpen en in 2019 een belangrijke stap te zetten naar het zelf kunnen afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording.

10 praktische tips om u in 2019 op weg te helpen:

#1. Werk toe naar een integrale informatievoorziening.

Vaak is informatie wel aanwezig, maar versnipperd in de organisatie. Met een integrale informatievoorziening waarin het proces, risicomanagement, interne controle, informatieveiligheid en privacy gezamenlijk worden beheerd is het eenvoudiger om informatie als geheel te ontsluiten in een rapportage, of real-time in een gebruiksvriendelijk dashboard.

#2. Verbreed de informatiepositie van de concerncontroller.

Een bredere informatiepositie van de concerncontroller is belangrijk en vormt de sleutel om de stakeholders volledig en effectief te informeren over de status van de organisatie. De concerncontroller moet zich los van financiële ook focussen op niet-financiële managementinformatie, waaronder het bereiken van organisatiedoelstellingen.

#3. Start met data-gedreven werken.

Ga aan de slag met data-analyses de hoeveelheid control neemt toe dus het moet slimmer. Creëer nieuwe inzichten, stuur waar nodig bij op basis van resultaat en maak tastbaar in welke mate vooraf gestelde doelstellingen zijn behaald.

#4. Creëer draagvlak bij proceseigenaren en het management.

Geef inzicht in de prestaties en control status op zowel het proces- als managementniveau doormiddel van rol gebaseerde dashboards. Het geven van inzicht in prestaties en risico’s over jouw domein zorgt voor betrokkenheid en is de basis om gezamenlijk te werken aan verbetering.

#5. Geef aanbevelingen een eigenaar.

Geef aanbevelingen uit de managementletter een eigenaar. Bespreek gezamenlijk de resultaten en monitor de voortgang.

#6. Maak aantoonbare en goede dossiervorming.

Zorg voor een goede en aantoonbare dossiervorming, maar sla bewijsstukken wel proportioneel op, werk volgens de COS610 workflows en maak aantekeningen zichtbaar.

#7. Zorg voor een volledige zichtbare audit-trail

Maak naast de aanbevelingen ook de uiteindelijke oplossing goed zichtbaar en voorkom dat dit verborgen blijft in de e-mail. Maak de opbrengsten van Control en de verbeteringen inzichtelijk.

#8. Ondersteun met de interne control de business.

Stop met het controleren voor de accountant en begin met het creëren van inzicht in de status en de kwaliteit van het proces. Je controleert voor grip en inzicht op de kwaliteit van de bedrijfsvoering.

#9. Betrek de business bij de risicoanalyse.

Betrek de business bij de risicoanalyse. Hierdoor ontstaat een controle plan waarmee de risico’s worden beheerst die ook door de organisatie worden onderkend.

#10. Een belangrijke! Maak de opbrengsten van control inzichtelijk!

Het is belangrijk om te laten zien welke optimalisaties het control instrument heeft opgeleverd. Maak de gerealiseerde oplossingen en verbetering zichtbaar en evalueer resultaten.

Key Control Dashboard  will be attending Industry forum Central Government and Municipalities in The Netherlands on the 15th of May 2019.