Published 03. Apr. 2017

Double Paid spoort verborgen onverschuldigde betalingen op

Intelligente systemen nemen steeds grotere delen van het boekhoudproces over. Dit leidt over het algemeen tot meer efficiency en een grotere nauwkeurigheid, maar er zijn fouten die door het systeem over het hoofd worden gezien. Dit leidt tot onverschuldigde betalingen zoals dubbele betalingen, dubbel in rekening gebrachte kosten, gemiste creditnota’s en ander vormen van overbetaling. Ten opzichte van de inkoopwaarde lijkt het percentage onverschuldigde betalingen in eerste instantie gering, maar als deze betalingen niet worden opgemerkt en over een aantal jaren doorlopen kan het substantieel worden.
Finance

audit

Henk Braas, oprichter en directeur van Double Paid, was jaren werkzaam in de accountancy en in diverse financiële interim functies in de rol van controller of financieel directeur. Hij zag dat na de boekhoud- en accountantsschandalen in 2000-2003, accountants hun activiteiten gingen verleggen. “De controle op hun eigen processen en procedures werden sterk verscherpt en de controle op day to day business werd minder. Tijdens mijn interim-activiteiten bij grote bedrijven werd duidelijk dat er regelmatig onbewust facturen dubbel werden betaald”, aldus Braas.

In 2006 richtte hij Double Paid op, een bedrijf dat is gespecialiseerd in het onderzoeken en in kaart brengen van onverschuldigde betalingen voor ondernemingen. Nadat deze betalingen in kaart zijn gebracht worden ze voor de klant geïncasseerd en volgt een advies hoe de opdrachtgever zijn P2P en AO/IB-proces kan verbeteren. Naast het opsporen van onverschuldigde betalingen, geeft Double Paid ook andere adviezen, zoals factuurstratificatie, waarbij managers en directeuren worden geleerd op een andere manier naar hun data te kijken. Op verzoek wordt maatwerk geleverd aan bedrijven met specifieke vragen.

Eigen ontwikkelde software en visuele controles door eigen mensen spelen volgens Braas een doorslaggevende rol in dit proces. De bestaande ERP-systemen halen een dubbele betaling met exact hetzelfde factuurnummer er wel uit, maar zodra het gaat over dubbele betalingen waarbij tijdens het scannen of inlezen van de factuur fouten zijn gemaakt, wordt het volgens hem een ander verhaal. Leesfouten waarbij de letter O wordt gelezen voor het getal 0 of een 3 voor een 8 wordt versleten, leiden tot fouten. Braas: “Ook verkeerde combinaties met factuur- en debiteurennummer komen voor. Echter een substantieel van onze bevindingen betreffen dubbel gefactureerde kosten, hierbij is de datum, het factuurnummer en soms ook een deel van de boekingsomschrijving anders. Alleen door een goed proces met visuele controles worden dergelijke dubbele betalingen gevonden. Organisaties hebben vaak niet de mogelijkheid zeer veel tijd te besteden aan dergelijke controles. Daarnaast maken wij het ‘plaatje compleet’ door eventueel onbekende informatie bij een groot deel van de leveranciers op te vragen.”

Software en intuïtie

Hoewel Double Paid werkt met eigen ontwikkelde, zeer innovatieve software is volgens Braas het grootste deel van het proces mensenwerk en intuïtie. “Het gaat om weten of het mogelijk zou kunnen zijn dat bedragen twee keer betaald moeten worden zoals bij de onroerendzaakbelasting die in twee termijnen met hetzelfde betaalnummer plaatsvindt. Onze mensen vragen zich af of het logisch is dat een auto twee keer betaald wordt of dat een aannemer twee keer dezelfde termijn in rekening brengt. Dat vereist nadenken en kennis van boekhouden. Wij werken met mensen die door ons zelf zijn opgeleid en bij ons in dienst zijn. Van het controleren van bestanden tot incasso, we houden alles in eigen beheer. Deze methode werkt goed, we werken nog steeds met hetzelfde basisteam waar jaarlijks nieuwe collega’s aan toe worden gevoegd met hun eigen kennis en ervaring.”

Double Paid werkt volgens het principe van no-cure-no-pay. “Onze klanten lopen geen risico”, stelt Braas. “Ons onderzoek vergt een korte tijdsinspanning maar kost geen geld. Klanten krijgen een gratis kwaliteitsmeting van hun crediteurenadministratie en gratis advies over de verbetering van het P2P-proces. We informeren ook hun leveranciers en vaak krijgen ze verloren geld terug. Het hele proces duurt ongeveer 12 weken. Wij halen in samenwerking met de klant, of soms ook zelfstandig, de gegevens uit de klantsystemen en daarna hebben we een aantal korte informatiemomenten. De gemiddelde tijdsinspanning voor de klant ligt op tien uur.”

Braas is zich bewust van het feit dat voor ondernemingen dataveiligheid een belangrijk onderwerp is en dat niet iedereen staat te trappelen om gegevens uit klantsystemen met derden te delen. “Wij hebben vanaf het begin grote aandacht besteedt aan informatiebeveiliging omdat we ons realiseerden dat dit bepalend is voor het voortbestaan van de onderneming”, aldus Braas die hieraan toevoegt dat Double Paid als enige in de markt vanaf 2016 volledig ISO-gecertificeerd is.

Trends

Op basis van zijn ervaring signaleert Braas een trend waarbij er in de laatste jaren gemiddeld meer onverschuldigde betalingen plaatsvinden dan in het verleden. Hij ziet een aantal oorzaken voor deze trend waaronder de outsourcing van administraties naar het buitenland en de toenemende digitalisering zoals het gebruik van factuurscanstraten en het inzetten van webportals voor het digitaal aanleveren van facturen. “Als er fouten in het deze systemen zitten, worden die er niet uitgehaald door de leverancier van het systeem”, is de ervaring van Braas. Hij ziet de financiële functie in toenemende mate verdwijnen waardoor facturen na het scannen direct naar de budgethouder gaan zonder controle.

Volgens hem kunnen bedrijven zelf ook maatregelen nemen om het proces beter te laten verlopen. “Vaak geven bedrijven niet of onvoldoende aan de leverancier aan hoe zij hun factuur willen ontvangen, in pdf, XML of UBL, en waar deze aan moet voldoen.”

Over het algemeen signaleert Braas een verharding van de betaalmoraal. “Steeds meer organisaties hanteren een beleid waarbij onterechte betalingen niet meer spontaan worden terugbetaald. Zo’n 80 procent van de bedrijven betaalt niet terug. Zij hanteren het piep-principe: pas als bedrijven er zelf achter komen en expliciet vragen om terugbetaling, wordt er actie ondernomen.”


Double Paid will be attending 600Minutes Executive Finance on the 6th of September 2017 in The Netherlands as a solution provider. Event themes include:

  • CEO – CFO Partnership: Reasoning out technology investments from different perspectives
  • Digitization of Finance Processes – Automation and Robotics in Finance
  • How ‘Brexit’ and ‘Trump’ may impact The Netherlands and/or your organization
  • Strategic leadership – How to take (un)calculated risks?
For all our upcoming events, visit the Event Calendar »